Organización de Congresos y Eventos de Asociaciones

Acerca de este curso

Descripción: Este curso está diseñado para proporcionar a los participantes las habilidades y conocimientos necesarios para planificar, organizar y ejecutar con éxito congresos y eventos para asociaciones. Desde la selección del lugar hasta la coordinación de proveedores y la logística del evento, este curso cubrirá todos los aspectos fundamentales para garantizar el éxito de cualquier evento asociativo.

Metodología: Este curso combinará clases teóricas con estudios de casos prácticos. Se fomentará la participación activa de los estudiantes para aplicar los conocimientos adquiridos en situaciones reales usando sus guías descargables. Además, se ofrecerá asesoramiento individualizado para proyectos específicos de organización de eventos.

Duración: 10 semanas (2 horas por semana)

Certificación: Al completar satisfactoriamente el curso, los participantes recibirán un certificado de finalización que acredita sus habilidades en la organización de congresos y eventos de asociaciones.

El alumno aprenderá una variedad de habilidades y conocimientos relacionados con la organización de congresos y eventos para asociaciones. Aquí hay un resumen de lo que aprenderá:
Conceptos Fundamentales: Entenderá la importancia y los beneficios de organizar eventos para asociaciones, así como el papel y las responsabilidades del organizador de eventos en este contexto.
Planificación Estratégica: Aprenderá a establecer objetivos claros, identificar el público objetivo y desarrollar un plan estratégico integral para garantizar el éxito del evento.
Selección de Ubicación y Fecha: Adquirirá habilidades para evaluar diferentes opciones de ubicación y fechas, considerando factores como instalaciones, accesibilidad y disponibilidad.
Diseño del Programa: Desarrollará la capacidad de crear un programa atractivo y relevante, seleccionando temas, ponentes y formatos de sesión que satisfagan las necesidades del público objetivo.
Gestión de Proveedores y Patrocinadores: Aprenderá a identificar y negociar con proveedores y patrocinadores clave, gestionando eficazmente las relaciones para garantizar el apoyo financiero y logístico del evento.
Marketing y Promoción: Dominará estrategias de marketing y comunicación para promocionar el evento de manera efectiva, utilizando una variedad de medios para aumentar la visibilidad y la participación.
Logística del Evento: Obtendrá habilidades en la planificación y coordinación de todas las actividades logísticas necesarias para la ejecución exitosa del evento, desde la gestión de registros hasta la coordinación de servicios de transporte y alojamiento.
Gestión de Crisis: Desarrollará la capacidad de identificar y gestionar situaciones de crisis durante la organización y ejecución del evento, creando planes de contingencia efectivos para mantener la continuidad y minimizar los impactos negativos.

Contenido del curso

Introducción a la Organización de Eventos de Asociaciones
Objetivo de aprendizaje: Comprender la importancia de los eventos asociativos y adquirir conocimientos sobre el perfil y las responsabilidades del organizador de eventos en el contexto de las asociaciones.

Definición de congresos y eventos asociativos

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Importancia y beneficios de organizar eventos para asociaciones

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Perfil del organizador de eventos asociativos

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Planificación Estratégica del Evento
Objetivo de aprendizaje: Desarrollar la capacidad de establecer objetivos claros y alinearlos con las necesidades y recursos disponibles para elaborar un plan estratégico efectivo para un evento asociativo.

Selección del Lugar y Fecha
Objetivo de aprendizaje: Aprender a evaluar diferentes opciones de ubicación y fechas para un evento asociativo, considerando factores clave como instalaciones, servicios, accesibilidad y disponibilidad.

Diseño del Programa y Contenido
Objetivo de aprendizaje: Adquirir habilidades para diseñar un programa integral y atractivo para un evento asociativo, incluyendo la selección adecuada de ponentes, temas y formatos de sesión.

Gestión de Proveedores y Patrocinadores
Objetivo de aprendizaje: Desarrollar habilidades para identificar, negociar y gestionar eficazmente la colaboración con proveedores y patrocinadores clave para asegurar el éxito financiero y logístico del evento.

Marketing y Promoción del Evento
Objetivo de aprendizaje: Aprender estrategias de marketing y comunicación efectivas para promocionar un evento asociativo, utilizando una combinación de medios tradicionales y digitales para maximizar el alcance y la participación.

Logística del Evento
Objetivo de aprendizaje: Dominar la planificación y coordinación de todas las actividades logísticas necesarias para ejecutar sin problemas un evento asociativo, desde la gestión de registros hasta la coordinación de servicios de transporte y alojamiento.

Gestión de Crisis y Contingencias
Objetivo de aprendizaje: Desarrollar habilidades para identificar posibles riesgos y problemas durante la organización y ejecución de un evento asociativo, y crear planes de contingencia efectivos para gestionar situaciones imprevistas y garantizar la continuidad del evento.

Alineación con los Objetivos de la Asociación
Objetivo de aprendizaje: Comprender la importancia de alinear los objetivos del evento con la misión, visión y prioridades estratégicas de la asociación para maximizar el impacto y el valor para todos los interesados involucrados. Desarrollar habilidades para identificar, definir y evaluar los objetivos del evento en relación con los objetivos estratégicos y operativos de la asociación. Aprender a establecer métricas y criterios de evaluación que permitan medir el éxito del evento en términos de su contribución al logro de los objetivos de la asociación.

Diseñar Conforme a las Expectativas de los Miembros de la Asociación
Objetivo de aprendizaje: Adquirir la capacidad de realizar análisis de necesidades y encuestas para comprender las expectativas y preferencias de los miembros de la asociación. Desarrollar habilidades para personalizar el diseño del evento, incluyendo el programa, el contenido y las actividades, para satisfacer las expectativas e intereses de los miembros. Aprender a implementar sistemas de retroalimentación y evaluación durante y después del evento para medir la satisfacción de los miembros y ajustar la experiencia del evento según sus comentarios.

Evaluación del Congreso
Objetivo de aprendizaje: Dominar la elaboración de criterios de evaluación que permitan medir el éxito del evento en términos de participación, satisfacción del público y cumplimiento de los objetivos establecidos. Adquirir habilidades para recopilar, analizar y presentar datos cuantitativos y cualitativos para evaluar el rendimiento del evento. Desarrollar la capacidad de identificar lecciones aprendidas y áreas de mejora a partir de la evaluación del evento, y aplicar estos conocimientos para mejorar la planificación y ejecución de eventos futuros.

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Acerca de este curso

¿Qué aprenderás?

Contenido del curso

Introducción a la Organización de Eventos de Asociaciones Objetivo de aprendizaje: Comprender la importancia de los eventos asociativos y adquirir conocimientos sobre el perfil y las responsabilidades del organizador de eventos en el contexto de las asociaciones.

Definición de congresos y eventos asociativos

Importancia y beneficios de organizar eventos para asociaciones

Perfil del organizador de eventos asociativos

Planificación Estratégica del Evento Objetivo de aprendizaje: Desarrollar la capacidad de establecer objetivos claros y alinearlos con las necesidades y recursos disponibles para elaborar un plan estratégico efectivo para un evento asociativo.

Identificación de objetivos y público objetivo

Análisis de necesidades y recursos

Elaboración del plan estratégico del evento

Flujo de actividades y diagrama PERT

Herramientas SAAS para gestionar el proyecto y los equipos

Selección del Lugar y Fecha Objetivo de aprendizaje: Aprender a evaluar diferentes opciones de ubicación y fechas para un evento asociativo, considerando factores clave como instalaciones, servicios, accesibilidad y disponibilidad.

Factores a considerar en la elección del lugar

Evaluación de instalaciones y servicios

Negociación de contratos y acuerdos de servicio

Inspección del sitio (venue)

Diseño del Programa y Contenido Objetivo de aprendizaje: Adquirir habilidades para diseñar un programa integral y atractivo para un evento asociativo, incluyendo la selección adecuada de ponentes, temas y formatos de sesión.

Estructura del programa: conferencias, talleres, mesas redondas

Selección de ponentes y temas

Gestión de Oradores (speaker management)

Elaboración de cronogramas y agendas

Tracks de contenidos por interés del participante

Gestión de Proveedores y Patrocinadores Objetivo de aprendizaje: Desarrollar habilidades para identificar, negociar y gestionar eficazmente la colaboración con proveedores y patrocinadores clave para asegurar el éxito financiero y logístico del evento.

Identificación y selección de proveedores: catering, audiovisuales, transporte

Comercialización de Patrocinios

Estrategias de búsqueda y captación de patrocinadores

Gestión de acuerdos y contratos

Gestión de Alimentos y Bebidas

Gestión de Servicios de Viaje y Hospedaje

Marketing y Promoción del Evento Objetivo de aprendizaje: Aprender estrategias de marketing y comunicación efectivas para promocionar un evento asociativo, utilizando una combinación de medios tradicionales y digitales para maximizar el alcance y la participación.

Desarrollo de estrategias de marketing y comunicación

Uso de medios tradicionales y digitales

Marketing de Contenidos

Creación de materiales promocionales

Branding y sentido de pertenencia

Logística del Evento Objetivo de aprendizaje: Dominar la planificación y coordinación de todas las actividades logísticas necesarias para ejecutar sin problemas un evento asociativo, desde la gestión de registros hasta la coordinación de servicios de transporte y alojamiento.

Coordinación de actividades previas, durante y posteriores al evento

Gestión de registros y acreditaciones

Planificación de transporte y alojamiento para asistentes

Criterios de Eventos Inclusivos

Identificación de posibles riesgos y problemas

Desarrollo de planes de contingencia

Manejo de situaciones imprevistas durante el evento

Identificación de los objetivos estratégicos y operativos de la asociación

Integración de los objetivos del evento con la misión y visión de la asociación

Asegurar que el evento contribuya al cumplimiento de los objetivos a largo plazo de la asociación

Creación de métricas y criterios de evaluación para medir el impacto del evento en relación con los objetivos de la asociación

Establecimiento de mecanismos para garantizar la coherencia entre los objetivos del evento y las prioridades de la asociación a lo largo del tiempo

Realización de encuestas y análisis de necesidades para comprender las expectativas de los miembros

Personalización del programa y contenido del evento para satisfacer las preferencias e intereses de los miembros

Incorporación de oportunidades de participación activa y networking que fomenten la interacción entre los miembros

Implementación de sistemas de retroalimentación en tiempo real durante el evento para ajustar y mejorar la experiencia según las expectativas de los participantes

Evaluación post-evento para recopilar comentarios y recomendaciones que informen la planificación futura de eventos y fortalezcan la relación con los miembros

Desarrollo de criterios de evaluación para medir el éxito del evento en términos de participación, satisfacción y logro de objetivos

Recopilación y análisis de datos cuantitativos y cualitativos durante y después del evento

Elaboración de informes de evaluación que destaquen los aspectos positivos y áreas de mejora del evento

Identificación de lecciones aprendidas y mejores prácticas para aplicar en futuros eventos

Presentación de resultados de la evaluación a las partes interesadas relevantes y utilización de la retroalimentación para mejorar la calidad y efectividad de los eventos futuros