Tienes que Organizar los Eventos Empresariales en la empresa donde trabajas y no sabes ni por dónde empezar?
No te preocupes, en este post te enseñaré el MÉTODO DE 6 SENCILLOS PASOS con el que podrás empezar a Organizar Eventos Empresariales Exitosos, tal y como lo hacemos los profesionales mejor pagados.
Antes de pasar al MÉTODO DE 6 PASOS, es muy importante que conozcas la Diferencia entre Organizar Eventos Sociales y Eventos Empresariales
Los Eventos de Empresariales nada tienen que ver con los Eventos Sociales, así que no creas que porque ya has organizado una fiesta o una boda es igual que organizar eventos para una empresa, son totalmente diferentes y a continuación vas a saber porque.
En síntesis… El objetivo de los Eventos Sociales es celebrar algo y generar recuerdos memorables en el tiempo. Pero tratándose de los Eventos Empresariales el objetivo es Vender.
Sí así de claro el objetivo es vender… y por vender podemos referirnos a vender una idea, plan o programa, vender o promocionar un producto o servicio, vender información o conocimiento, vender identidad y fidelidad de un grupo de personas a una marca, etc. Sí la idea es que las personas sean cautivadas y al final del evento tomen acción respecto de lo que se les planteo en el evento.
Ves cómo los objetivos son diferentes?
Por lo tanto también los métodos para su organización y ejecución, son completamente diferentes.
como organizar eventos empresariales método de 6 pasos.
Paso 1 – Establecer Claramente El Objetivo del Evento
Antes que todo debes de tener en mente desde el primer hasta el último paso, el Objetivo del Evento; ya que este pequeño pero poderoso concepto te servirá de guía para saber si vas por el camino correcto o si recompones el camino cuando alguna duda o problema se presente.
Paso 2 – Entender y Jugar Bien con El Factor Tiempo
Ya que tienes claro el objetivo principal de tu Evento Empresarial, podemos pasar al siguiente paso del método que es: El Factor Tiempo… es decir cuantos días y horas efectivas tienes para ejecutar todas las actividades previas para que el evento Empresarial sea exitoso y cumpla con su cometido. Ayudarte de una herramienta de gestión que se sincronice con todos tus dispositivos como Google Callendar sirve muchísimo. En ExpertoenEventos.com tenemos una plantilla para descargar con la que puedes asignar el tiempo que debes de dedicarle a cada tarea del método.
Paso 3 – Investigar y Definir Los Componentes de tu Evento
Para cumplir con el [Objetivo de tu Evento], debes de investigar, pensar muy bien y definir cuales son los componentes necesarios para su buena ejecución.
Estos Componentes se dividen en 4 grupos:
- Facilidades: La zona donde se encuentra el venue o recinto, el tráfico a la hora de la llegada de los invitados, hay estacionamientos suficientes disponibles, hay elevadores y accesos disponibles para recibir a la mayoría de tus invitados al mismo tiempo, cantidad de personal adecuado para cada función y tarea.
- Amenidades: El horario de tu evento como ajusta en la agenda diaria de tus asistentes, necesitas ofrecer algo de comer o sólo con un servicio de café y bebidas lo puedes solucionar. Tienes personal que te ayude a brindar atención personalizada durante el evento a los asistentes. Recuerda… Un asistente con hambre o perdido es susceptible de estar irritable y no prestar atención o perderse los momentos valiosos del evento.
- Contenidos: Debes de conocer y saber seleccionar los contenidos que forman parte de tu evento con los cuales se logrará el objetivo principal.
- Recursos: De acuerdo a las características de tus evento, a la cantidad de asistentes y al lugar donde lo realizarás, tamaño, luminiscencia, acústica, distancia de los asistentes con respecto de la actividad focal del evento… necesitarás un equipo de audio profesional, preparar y probar los materiales audiovisuales antes del evento, inclusive entrenar un poco a las personas que tomarán el escenario.
Paso 4 – Convocatoria y Comercialización
Los Eventos Empresariales sin asistentes o en el peor de los casos, con los asistentes inadecuados son un rotundo fracaso. ¿Recuerdas el paso 1 que habla de los Objetivos del Evento? Exacto, si no haces una buena convocatoria y una buena campaña de comercialización para que la gente haga el compromiso de otorgarnos su tiempo asistiendo al evento en el mood o estado mental que necesitamos, de nada sirve todo lo demás.
En última instancia es mejor tener poca gente adecuada y preseleccionada en un Evento Empresarial que mucha gente de relleno, que por ende nunca podrá tomar acción y no cumplirá el objetivo del evento. Será como pedirle peras al olmo.
Paso 5 – Armar y Entrenar El Equipo Humano
Los Eventos Empresariales no se ejecutan con buena voluntad solamente, se necesitan de la intervención de un equipo bien orquestado de personas que ejecuten ciertas tareas en los momentos indicados, no antes y no después.
Para ello tienes que delegar funciones a las personas más adecuadas para realizarlas, pero más importante aún es entrenarlas en como deben de proceder para ejecutar su función y cual es el elemento detonador que les indica entrar en acción. Recuerda que a falta de reglas y procedimientos claros… cada quien inventa las suyos.
Paso 6 – Medir y Amplificar La Experiencia de los Asistentes
Cuidar cada uno de los factores antes mencionados es la base para lograr una buena experiencia de los asistentes y lograr que la gran mayoría de ellos, compren o tomen acción respecto de lo que el evento les presentó, así mismo si logras cuidar la experiencia en cada uno de lo puntos, lograrás que esos asistentes amplifiquen su buena experiencia en sus círculos de influencia. El uso de documentar con testimoniales y el uso de las redes sociales para amplificar es siempre una buena estrategia.