¿Vas organizar un congreso? probablemente necesites de un PCO.

Un PCO por sus siglas en inglés es un Professional Congress Organizer o Profesional en Organización de Congresos.

A diferencia de otro tipo de eventos, los Congresos son eventos que congregan a muchas personas que provienen de diferentes lugares geográficos que se desplazan para asistir al congreso y una de las funciones principales de un PCO es brindar esa logística.

En un congreso existen multitud de sesiones, keynotes o ponencias, cenas y amenidades durante los días que dura el mismo. Y esto tan sólo durante los días del evento.

El trabajo previo de un PCO es ayudarte a descargar en él todo el trabajo de comercialización, logística y organización del congresos para que todo vaya fluyendo en tiempo conforme al programa de trabajo.

Habitualmente cuenta con un equipo de personas a su mando, bien entrenadas con funciones específicas y un manual de procedimientos.

Cuando los congresos son itinerantes o foráneos, te pueden ayudar con sus relaciones a encontrar y negociar proveedores de servicios localmente.

Normalmente conocen los vendes de las plazas más taquilleras para la organización de congresos con sus ventajas y desventajas respectivas, así que no dejes de preguntarles por su consejo profesional.

Durante los días del congreso se encargan de la operación y coordinación del montaje y operación de los equipos audiovisuales, de los servicios de apoyo a los asistentes y de resolver toda clase de imprevistos con el venue o proveedores.

En verdad es mejor que un congresos tenga a personal calificado en cada una de sus áreas, los eventos como lo he dicho en otros artículos no son objetos para la improvisación y el sentido común. Recuerda que cuando el estrés aumenta, la inteligencia disminuye y sólo los profesionales entrenados sabemos operar eficientemente cual soldados al calor de la batalla.