5 consejos para una convención exitosa sin incurrir en gastos excesivos.
Muchas empresas cuando están planeando su próxima convención corporativa tienen como objetivo el optimizar el dinero de su presupuesto asignado. Si este es tu caso te felicito, como todo presupuesto debe de erogarse de la mejor manera y que traiga los resultados óptimos deseados. Pero así gastes $1 dólar no significa que tu convención pueda convertirse en un gasto.
Invierte lo necesario para crear experiencias memorables.
Si tu convención tiene dentro de sus objetivos, el fortalecer el vínculo de equipo de los empleados con la empresa, nunca debes de subestimar en la calidad de los servicios que recibirán de primera mano los confeccionistas.
Hacer lo contrario (ahorrarse dinero en estos rubros) le da una imagen al convencionista de que para la empresa a él es poco importante y que no merece la pena tratarlo como alguien importante. Recuerda que algo muy importante que se vende en una convención es la percepción.
Nunca te ahorres dinero en la producción audiovisual.
Durante las sesiones de trabajo el tiempo y el ritmo de la sesión es oro. Si te ahorras dinero contratando equipos por debajo de los requerimientos requeridos en calidad o cantidad, vas a batallar con retrasos, distracciones de la audiencia y darás una imagen de empresa improvisada. Saca jugo a los presentadores, coches y demás contenido valioso de tus sesiones, contratando a una buena empresa de producción.
Nunca rellenes la agenda de tu convención con ejecutivos, coaches o personas que no saben usar un escenario.
Una sesión de trabajo al mando de una persona sin habilidades escénicas o que le tiene miedo al micrófono, es algo muy recurrente en las convenciones en México. Prepara previamente a las personas que tomarán el escenario, crea calendarios de temas u objetivos por días y haz que los convencionistas sepan por que están en esa sesión, cual es su significado y sepan cual es la llamada a la acción que la compañía le pide respecto de ese tema.
No hagas de tu convención las vacaciones pagadas de la empresa.
Se estila que las convenciones corporativas se realicen en plazas diferentes de donde la compañía tiene su matriz o centro de operaciones. Esto para lograr que el contexto de trabajo de la misma sea un poco más relajado y ameno para los convencionistas. Sin embargo cuida mucho las actividades, cenas y fiestas para que estas no se conviertan en una cantina cantabar, se falten al respeto entre compañeros y se desvirtúen los objetivos principales de la convención.
Entrega un reglamento a los convencionistas antes y durante la convención… recuerda a falta de reglas cada quien hace las suyas.
No hagas de tu convención un festival de la improvisación.
Prepara con antelación y prueba las presentaciones, videos, audios y demás materiales audiovisuales con los encargados de la empresa de producción para que en el momento que tengan que se ejecutados estos corran a tiempo como en el mejor de los espectáculos. Ojo. Nunca uses diferentes computadoras para reproducir dichos materiales. Cada computadora es diferente y es casi imposible y da muy malas experiencias estar batallando con las configuraciones de cada sistema operativo y recursos del sistema de cada máquina. Siempre usa una computadora de preferencia MAC que esté conectada al HOUSE (o cabina de control) y que sea operada con un control remoto por el expositor sobre el escenario. Ayúdate de esta escaleta de tiempos y recursos que puedes descargar aquí.
